DOI: https://doi.org/10.1007/s11606-025-10165-w
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/41578104
تاريخ النشر: 2026-01-23
المؤلف: Annapoorna R. Chirra وآخرون
الموضوع الرئيسي: أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية
نظرة عامة
يستعرض قسم ورقة البحث مشروع تحسين الجودة الذي يهدف إلى تعزيز عملية إكمال التوجيهات المسبقة ودمجها في السجلات الصحية الإلكترونية (EHR). تتضمن تعقيدات هذه العملية جمع الوثائق والتحقق منها وتحميلها، مما يتطلب آليات فعالة داخل المستشفيات وأنظمة الصحة. كان الهدف من الدراسة هو استخدام بوابة المرضى في السجلات الصحية الإلكترونية جنبًا إلى جنب مع موظفي نظم المعلومات الصحية وإدارة المعلومات (HIIMS) لتبسيط جمع وتقييم جودة وثائق التخطيط للرعاية المسبقة وصانعي القرار البديلين.
استخدمت الدراسة تصميم سلسلة زمنية ذات ذراع واحدة، حيث تم تطوير آلية تعاونية من قبل تكنولوجيا المعلومات الصحية، HIIMS، وبرنامج التخطيط للرعاية المسبقة. سمحت هذه الآلية بتقييم وثائق التخطيط للرعاية المسبقة ومعلومات البدائل المقدمة عبر بوابة المرضى من قبل موظفي HIIMS المدربين. كان هؤلاء الموظفون مسؤولين عن دمج الوثائق المقبولة في السجلات الصحية الإلكترونية أو إصدار رسائل رفض للمرضى عن أي تقديمات لم تستوف المعايير المطلوبة. تضمنت التدابير الرئيسية تتبع عدد الوثائق المقدمة والمقبولة والمرفوضة، وتلك المقبولة بعد إعادة التقديم، بالإضافة إلى عدد البدائل المعنية في العملية.
مقدمة
تؤكد مقدمة هذه الورقة البحثية على أهمية التخطيط للرعاية المسبقة (ACP) في توجيه الرعاية الطبية للمرضى الذين يعانون من أمراض خطيرة، وخاصة في نهاية الحياة. يتضمن التخطيط للرعاية المسبقة فهم وتوضيح القيم والتفضيلات الشخصية المتعلقة بالعلاج الطبي المستقبلي، وغالبًا ما يتم توثيقه من خلال وثائق مكتوبة مثل التوجيهات المسبقة. يرتبط إكمال هذه التوجيهات بتحسين التواصل، والتوافق بين تفضيلات المرضى والرعاية المقدمة، وتعزيز نتائج الحزن. ومع ذلك، فإن عملية إكمال التوجيهات المسبقة مليئة بالتحديات، بما في ذلك الحاجة إلى توقيعات من المرضى والشهود، مما يعقد الإكمال عبر الإنترنت ودمجها في السجلات الصحية الإلكترونية (EHRs).
لمعالجة هذه التحديات، يصف المؤلفون مبادرة من UCLA Health تستفيد من نظام EHR Epic لتسهيل جمع وتوثيق معلومات التخطيط للرعاية المسبقة ضمن سير العمل السريرية. تهدف هذه المبادرة إلى تبسيط عملية إكمال التوجيهات المسبقة وضمان توفر تفضيلات المرضى الحرجة بسهولة أثناء الرعاية. إن مشاركة موظفي نظم المعلومات الصحية وإدارة المعلومات (HIIMS) في ضمان جودة هذه الوثائق تعزز أيضًا موثوقية عملية التخطيط للرعاية المسبقة ضمن نظام الصحة.
الطرق
في هذه الدراسة، يصف المؤلفون تنفيذ بنية تحتية للتخطيط للرعاية المسبقة ضمن نظام السجلات الصحية الإلكترونية Epic في UC Health، وهو مركز طبي أكاديمي كبير يتكون من خمسة مستشفيات وأكثر من 280 عيادة خارجية. تسهل البنية التحتية دمج مدخلات المرضى بشأن وثائق التخطيط للرعاية المسبقة ومواصفات البدائل من خلال بوابة MyChart للمرضى. ومن الجدير بالذكر أن البحث تم تصنيفه على أنه لا ينطوي على موضوعات بشرية من قبل مجلس مراجعة المؤسسات في UCLA (IRB)، تحت رقم البروتوكول 25-0189، مما يدل على الالتزام بالمعايير الأخلاقية في تصميم وتنفيذ الدراسة.
النتائج
تشير النتائج إلى أن بوابة المرضى لوثائق التخطيط للرعاية المسبقة، التي بدأت في مايو 2021، شهدت استخدامًا فوريًا، حيث تم تحميل 180 وثيقة في الشهر الأول. من بين هذه الوثائق، استوفت 120 وثيقة توجيه مسبق ونماذج POLST المعايير الجودة وتم دمجها بنجاح في السجل الصحي الإلكتروني (EHR)، بينما تم رفض 70 وثيقة، وتم قبول 8 إعادة تقديمات في نفس الشهر. على مدار فترة الدراسة التي استمرت 41 شهرًا، تم تحميل ما مجموعه 7274 وثيقة عبر MyChart، بمتوسط 177 وثيقة في الشهر.
من إجمالي التقديمات، تم قبول 4700 (65%) في المحاولة الأولى، بينما تم رفض 2574 (35%). ومن الجدير بالذكر أن 397 من الوثائق المرفوضة (15%) أعيد تقديمها وقُبلت في نفس الشهر. كشفت البيانات عن زيادة تدريجية ذات دلالة إحصائية في كل من عدد وثائق التخطيط للرعاية المسبقة المقدمة (زيادة قدرها 1.9 وثيقة في الشهر، $p < 0.0001$) ونسبة الوثائق المقبولة (زيادة قدرها 0.23% مقبولة في الشهر، $p < 0.0001$). ومع ذلك، لم يكن هناك اتجاه ملحوظ في عدد البدائل المقدمة شهريًا ($p = 0.99$).
المناقشة
في هذا القسم، يناقش المؤلفون التعديلات التي تم إجراؤها على نشاط التخطيط للرعاية المسبقة في السجل الصحي الإلكتروني (EHR) في UCLA Health، والتي تهدف إلى تحسين التقاط وإدارة وثائق التخطيط للرعاية المسبقة وصانعي القرار البديلين. يميز النظام الآن بين وكيل الرعاية الصحية المعين رسميًا والبديل المعين، مما يعزز الوضوح أثناء اللقاءات السريرية. يسهل دمج هذه التصنيفات في السجل الصحي الإلكتروني الوصول الأسهل إلى التوجيهات المسبقة وملاحظات أهداف الرعاية، مما يعزز مشاركة المرضى في التخطيط للرعاية المسبقة. تتيح بوابة MyChart للمرضى تحميل التوجيهات المسبقة المكتملة وتحديد صانعي القرار البديلين، على الرغم من أن عدم وجود إشعار بشأن بنية المعالجة قد يحد من وعي المرضى.
يلعب فريق خدمات إدارة المعلومات الصحية (HIIMS) دورًا حاسمًا في تقييم الوثائق المقدمة للتحقق من صحتها وضمان دمجها بشكل صحيح في السجل الصحي الإلكتروني. يذكر المؤلفون زيادة في عدد ونسبة وثائق التخطيط للرعاية المسبقة المقبولة بمرور الوقت، ويعزى ذلك إلى زيادة الوعي بين مقدمي الرعاية الأولية وتحسين وصول المرضى من خلال البوابة. ومع ذلك، لا تزال هناك عدة أسئلة بشأن آثار هذا النظام، مثل التأثير المحتمل على تفاعلات الأطباء والمرضى والأسباب وراء رفض الوثائق. يؤكد المؤلفون على الحاجة إلى مزيد من البحث لمعالجة هذه القضايا واستكشاف الآثار الأوسع لهذا النهج متعدد التخصصات للتخطيط للرعاية المسبقة في أنظمة الصحة المتنوعة. بشكل عام، تعتبر هذه التقرير بمثابة مخطط لتنفيذ آليات مماثلة في مؤسسات أخرى، مما يبرز أهمية التدريب والتعاون بين موظفي نظام الصحة لتعزيز كفاءة عمليات التخطيط للرعاية المسبقة.
DOI: https://doi.org/10.1007/s11606-025-10165-w
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/41578104
Publication Date: 2026-01-23
Author(s): Annapoorna R. Chirra et al.
Primary Topic: Electronic Health Records Systems
Overview
The research paper section outlines a quality improvement project aimed at enhancing the process of advance directive completion and integration into electronic health records (EHR). The complexity of this process involves collecting, verifying, and uploading advance care planning (ACP) documents, necessitating effective mechanisms within hospitals and health systems. The objective of the study was to utilize the EHR patient portal alongside Health Informatics & Information Management System (HIIMS) personnel to streamline the collection and quality assessment of ACP documents and surrogate decision makers.
The study employed a single-arm time series design, where a collaborative mechanism was developed by Health IT, HIIMS, and the Advance Care Planning Program. This mechanism allowed for ACP documents and surrogate information submitted via the patient portal to be evaluated by trained HIIMS personnel. These personnel were responsible for integrating the accepted documents into the EHR or issuing rejection messages to patients for any submissions that did not meet the required standards. Key measures included tracking the number of documents submitted, accepted, rejected, and those accepted after resubmission, as well as the number of surrogates involved in the process.
Introduction
The introduction of this research paper emphasizes the importance of advance care planning (ACP) in guiding medical care for seriously ill patients, particularly at the end of life. ACP involves understanding and articulating personal values and preferences regarding future medical treatment, often formalized through written documents such as advance directives. The completion of these directives is linked to improved communication, alignment between patient preferences and received care, and enhanced bereavement outcomes. However, the process of completing advance directives is fraught with challenges, including the need for signatures from patients and witnesses, which complicates online completion and integration into electronic health records (EHRs).
To address these challenges, the authors describe an initiative by UCLA Health that leverages the Epic EHR system to facilitate the collection and documentation of advance care planning information within clinical workflows. This initiative aims to streamline the process of completing advance directives and ensure that critical patient preferences are readily available during care. The involvement of Health Informatics & Information Management Services (HIIMS) personnel in the quality assurance of these documents further enhances the reliability of the advance care planning process within the health system.
Methods
In this study, the authors describe the implementation of an advance care planning infrastructure within the Epic electronic health record system at UC Health, an extensive academic medical center comprising five hospitals and over 280 outpatient clinics. The infrastructure facilitates the integration of patient input regarding advance care planning documents and surrogate specifications through the MyChart patient portal. Notably, the research was classified as not involving human subjects by the UCLA Institutional Review Board (IRB), under protocol number 25-0189, indicating adherence to ethical standards in the study’s design and execution.
Results
The results indicate that the patient portal for advance care planning documents, initiated in May 2021, experienced immediate usage, with 180 documents uploaded in the first month. Out of these, 120 advance directive and POLST forms met quality standards and were successfully integrated into the electronic health record (EHR), while 70 documents were rejected, with 8 resubmissions accepted within the same month. Over the 41-month study period, a total of 7274 documents were uploaded via MyChart, averaging 177 documents per month.
Of the total submissions, 4700 (65%) were accepted on the first attempt, while 2574 (35%) were rejected. Notably, 397 of the rejected documents (15%) were resubmitted and accepted within the same month. The data revealed a statistically significant gradual increase in both the number of submitted advance care planning documents (an increase of 1.9 documents per month, $p < 0.0001$) and the proportion of accepted documents (an increase of 0.23% accepted per month, $p < 0.0001$). However, there was no significant trend in the number of surrogates submitted per month ($p = 0.99$).
Discussion
In this section, the authors discuss the modifications made to the Epic Advance Care Planning activity within the electronic health record (EHR) at UCLA Health, aimed at improving the capture and management of advance care planning documents and surrogate decision-makers. The system now differentiates between a formally designated Health Care Agent and a Designated Surrogate, enhancing clarity during clinical encounters. The integration of these classifications into the EHR facilitates easier access to advance directives and goals of care notes, thereby promoting patient engagement in advance care planning. The MyChart patient portal allows patients to upload completed advance directives and specify surrogate decision-makers, although the lack of notification regarding the processing infrastructure may limit patient awareness.
The Health Information Integration and Management Services (HIIMS) team plays a crucial role in evaluating submitted documents for validity and ensuring proper integration into the EHR. The authors report an increase in the number and proportion of accepted advance care planning documents over time, attributed to heightened awareness among primary care providers and improved patient access through the portal. However, several questions remain regarding the implications of this system, such as the potential impact on clinician-patient interactions and the reasons behind document rejections. The authors emphasize the need for further research to address these issues and to explore the broader implications of this interdisciplinary approach for advance care planning in diverse health systems. Overall, the report serves as a blueprint for implementing similar mechanisms in other institutions, highlighting the importance of training and collaboration among health system personnel to enhance the efficiency of advance care planning processes.