DOI: https://doi.org/10.1136/bmjoq-2024-003031
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/41748263
تاريخ النشر: 2026-01-01
المؤلف: Heather Oneschuk وآخرون
الموضوع الرئيسي: الرعاية النفسية وخدمات الصحة العقلية
نظرة عامة
ت outlines ورقة البحث مشروع تحسين الجودة الذي تم تنفيذه في منشأة أكاديمية حضرية متعددة المواقع في جنوب غرب أونتاريو، وتحديداً ضمن خدمة الصحة النفسية العامة للبالغين الخارجيين (GAAMHS). في مواجهة تراكم 812 إحالة نفسية غير عاجلة وأوقات انتظار مقدرة تتراوح بين 9 إلى 12 شهراً بسبب محدودية موارد الأطباء التي تفاقمت بسبب جائحة COVID-19، كان الهدف من المشروع هو حل هذه القضايا. نفذ الفريق الأساسي استراتيجيات متنوعة، بما في ذلك رسم خرائط العمليات، وإنشاء مخطط إشيكاوا لتحديد عوامل التراكم، واستخدام دورات خطة-نفذ-ادرس-تصرف لاختبار التدخلات. تضمنت التغييرات الرئيسية إعادة تقييم احتياجات المرضى، واستخدام أداة التقاط البيانات الإلكترونية، وتنقيح عملية فرز الإحالات، وتوحيد ممارسات تقديم الخدمة بين الأطباء النفسيين.
أظهرت النتائج تحسينات ملحوظة، حيث تم حل التراكم في متوسط 5.3 أشهر. زاد متوسط عدد الاستشارات الجديدة وزيارات العيادات الخارجية لكل طبيب نفسي بدوام كامل بشكل ملحوظ من 2020 إلى 2023، بينما انخفضت أوقات الانتظار للإحالات الجديدة الواردة، حيث تم تسجيل أوقات الانتظار المتوسطة عند 102 يوم بحلول ديسمبر 2023. هذه الدراسة هي الأولى في كندا التي تنجح في تنفيذ نموذج قائم على الفريق لتقديم الخدمة في برنامج خارجي قائم على المستشفى، مما يبرز ضرورة وجود أنظمة رعاية صحية مبتكرة وفعالة لتلبية الطلب المتزايد على الصحة النفسية. تشمل الخطوات المستقبلية التقييم المستمر لفعالية الخدمة، وتعزيز الرعاية المتمحورة حول المريض، وتعزيز التعاون مع الرعاية الأولية والمنظمات المجتمعية لتحسين تقديم خدمات الصحة النفسية بشكل أكبر.
مقدمة
ت outlines مقدمة ورقة البحث التحديات الكبيرة التي تواجه خدمة الصحة النفسية العامة للبالغين الخارجيين (GAAMHS) في مركز لندن للعلوم الصحية (LHSC) في جنوب غرب أونتاريو، كندا. تخدم GAAMHS سكاناً يزيد عددهم عن 455,000، وتقدم رعاية نفسية خارجية عاجلة وغير عاجلة للبالغين الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و64 عاماً. اعتباراً من مارس 2021، كانت الخدمة تواجه تراكمًا من 812 إحالة غير عاجلة، مما أدى إلى تقديرات زمن انتظار تتراوح بين 9 إلى 12 شهراً للاستشارات النفسية. وقد تفاقمت هذه الحالة بسبب جائحة COVID-19، التي زادت من مشاكل الصحة النفسية وزادت من الطلب على الخدمات، بينما كانت في الوقت نفسه تضغط على موارد الأطباء.
على الرغم من نظام الرعاية الصحية الشامل في كندا، لا يزال الوصول إلى رعاية الصحة النفسية في الوقت المناسب يمثل مشكلة، حيث يحتاج ما يقرب من واحد من كل خمسة كنديين إلى خدمات ولكنه يواجه أوقات انتظار تتجاوز أربعة أشهر. تسلط الورقة الضوء على عدة حواجز أمام الوصول إلى خدمات الصحة النفسية، بما في ذلك نقص المهنيين، وأوقات الانتظار الطويلة، وعدم المساواة النظامية. كما تشير إلى غياب معايير مقبولة عالمياً لأوقات انتظار إحالات الصحة النفسية، على الرغم من أن الإرشادات الحالية تقترح أن يتم رؤية الحالات العاجلة في غضون 1-2 أسبوع. تناقش المقدمة استراتيجيات محتملة لتخفيف هذه القضايا، مثل اعتماد نماذج الرعاية القائمة على الفرق متعددة التخصصات وتنفيذ خدمات الصحة عن بُعد، والتي أظهرت وعداً في تقليل أوقات الانتظار وتحسين تقديم الخدمة.
طرق
في قسم الطرق، تم قيادة المشروع من قبل مدير الصحة النفسية (MH) والمدير الطبي، بدعم من مساعد إداري ومحلل دعم القرار، دون موارد إضافية لإدارة المشروع. استخدم الفريق جمع الحقائق ورسم خرائط العمليات لبرنامج العيادات الخارجية (O-P) لتطوير مخطط إشيكاوا لتحليل الأسباب الجذرية، وتحديد العوامل التي تسهم في تراكم الإحالات وأوقات الانتظار المفرطة. تم تحديد مقاييس رئيسية: كانت مقياس النتيجة الرئيسي يركز على أوقات الانتظار من استلام الإحالة إلى أول علاج مع طبيب أو طبيب نفسي، بينما تضمنت مقاييس العملية أوقات الانتظار عبر مراحل مختلفة من معالجة الإحالة ومقاييس حول الاستشارات الجديدة وإجمالي الزيارات شهرياً.
تم تقسيم تحليل أوقات الانتظار إلى ثلاث مراحل متميزة: (1) المدة من استلام الإحالة إلى تسجيل المريض في نظام المستشفى، (2) الوقت من التسجيل إلى الجدولة في أداة التطبيق الافتراضية (VAT)، و(3) الفترة من تسجيل VAT إلى أول جلسة علاج. تم تنفيذ مقاييس التوازن لضمان استمرار مشاركة الموظفين وتقديم الملاحظات من خلال اجتماعات أسبوعية تشمل قيادة MH والأطباء. لضمان سلامة البيانات، تم إجراء تدقيقات منتظمة لمقارنة البيانات المجمعة مع الوثائق المصدر، ومعالجة التناقضات من خلال التحقق المتبادل. تم توليد أفكار تغيير قائمة على الأدلة واختبارها باستخدام دورات خطة-نفذ-ادرس-تصرف (PDSA)، بعد جلسات عصف ذهني تعاونية مع مختلف أصحاب المصلحة داخل المنظمة.
نتائج
في تحليل 812 إحالة متراكمة، كشفت توزيع احتياجات الإحالة المحددة أن 40% (n=327) تحتاج إلى تقييم من قبل طبيب نفسي، بينما 27% (n=218) تحتاج إلى تقييمات نفسية اجتماعية من قبل أطباء نفسيين متعاونين. تضمنت الاحتياجات الأخرى استشارات هاتفية سريعة (9%، n=71) واستشارات إلكترونية (6%، n=51). من الجدير بالذكر أن 18% (n=145) من الإحالات تم إغلاقها قبل إرسال رسائل إعادة التقييم، وذلك أساساً بسبب رفض الخدمات أو عدم استجابة الأطباء المحيلين. وقد أبرز ذلك فجوة كبيرة في الوعي بين مقدمي الرعاية الأولية بشأن عملية الاستشارة الإلكترونية، مما أدى إلى إعادة تصنيف العديد من إحالات الاستشارة الإلكترونية إلى فئة تقييم الطبيب النفسي.
أشارت النتائج إلى أن عددًا كبيرًا من الإحالات (51%، n=410) تم رؤيتها في النهاية من قبل الأطباء النفسيين أولاً. أدت التحديات في تنسيق الاستشارات الهاتفية “من طبيب إلى طبيب” إلى إعادة توجيه 32 إحالة إلى تقييمات الأطباء النفسيين، مما دفع إلى الاستنتاج بأن هذه الطريقة كانت غير عملية وبالتالي تم استبعادها من نموذج الإحالة المحدث. بالإضافة إلى ذلك، بينما كانت بيانات أوقات الانتظار متاحة لـ 513 مريضاً (82% من الذين تم رؤيتهم)، كانت تتبع الاستشارات الإلكترونية والمكالمات الهاتفية معقدة بسبب إعادة التصنيف. تؤكد هذه النتائج على ضرورة تعزيز التعليم لمقدمي الرعاية الأولية حول عملية الاستشارة الإلكترونية والحاجة إلى آليات إحالة مبسطة. تم تقديم ملخص لدورات خطة-نفذ-ادرس-تصرف (PDSA) المتعلقة بهذه التغييرات في الجدول 1.
مناقشة
كان الهدف من مشروع تحسين الجودة هو معالجة تراكم 812 إحالة نفسية غير عاجلة وتقليل أوقات الانتظار من 9-12 شهراً إلى أقل من 6 أشهر. تضمنت الاستراتيجيات الرئيسية تنفيذ “رسالة إعادة تقييم الإحالة” لتحديث احتياجات المرضى، وتنقيح عملية فرز الإحالات من خلال زيادة الدعم الإداري مؤقتاً، وتطوير نموذج تقديم خدمة قائم على الفريق. نجح المشروع في القضاء على التراكم بحلول يونيو 2022، محققاً وقت انتظار متوسط قدره 5.3 أشهر للإحالات، والذي انخفض لاحقاً إلى حوالي 3 أشهر بحلول ديسمبر 2023. ساعد إدخال أداة التقاط البيانات الإلكترونية (VAT) في تقييم احتياجات المرضى وتتبع مقاييس الإحالة، مما ساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية.
عزز الانتقال إلى نموذج الفريق متعدد التخصصات الرعاية المتمحورة حول المريض وسهل تقديم الخدمة، مما سمح بتخصيص أفضل لأعباء العمل للأطباء النفسيين ومراجعات منتظمة لخطط الرعاية. تم إنشاء ممارسات تقديم الخدمة الموحدة، مما جعل الأطباء مسؤولين عن أدائهم. أظهر المشروع أن الاستراتيجيات المبتكرة، مثل عملية الفرز المنقحة والتحديد الواضح لاحتياجات المرضى، يمكن أن تقلل بشكل فعال من أوقات الانتظار في رعاية الصحة النفسية الخارجية. تشمل الخطوات المستقبلية التقييم المستمر لفعالية الخدمة، وتعزيز رضا المرضى، وتقوية التعاون مع الرعاية الأولية والمنظمات المجتمعية لتحسين الوصول إلى خدمات الصحة النفسية بشكل أكبر.
القيود
تقدم الدراسة عدة قيود تؤثر على تفسير نتائجها. أولاً، كانت التدخلات مصممة خصيصًا لبيئة رعاية الصحة النفسية الخارجية (O-P MH)، مما قد يحد من إمكانية تعميم النتائج على سياقات أخرى. بالإضافة إلى ذلك، فإن التنفيذ المتزامن لعدة أفكار تغيير يعقد القدرة على عزل آثار كل تدخل فردي. تنشأ قيود كبيرة من نقص بيانات أوقات الانتظار لـ 115 من 628 إحالة (18%)، وخاصة تلك التي تم تصنيفها في البداية على أنها استشارات إلكترونية ومكالمات هاتفية. قد يؤدي غياب هذه البيانات إلى تقييم غير دقيق لمكاسب الكفاءة أو التأخيرات المرتبطة بهذه الوسائط، مما قد يشوه التحليل العام لتحسينات أوقات الانتظار.
علاوة على ذلك، تفتقر الدراسة إلى بيانات تاريخية موثوقة حول أوقات الانتظار قبل بدء المشروع، بسبب غياب أداة جمع بيانات موحدة. بينما عالج تنفيذ أداة القيمة المضافة (VAT) هذه المشكلة لجمع البيانات المستقبلية، لا يزال من الصعب تقييم تأثير التدخلات على أوقات الانتظار للعلاجات الجماعية. تعقد عدم القدرة على استخراج بيانات دقيقة وتأثير عوامل أخرى متنوعة على فترات الانتظار للعلاج الجماعي هذا التقييم. ومع ذلك، من المتوقع أن تحسن التحسينات في التواصل بين الفريق وإقامة إرشادات واضحة للوصول إلى العلاج من عملية الفحص الداخلية للعلاجات الجماعية، بهدف تقليل أوقات الانتظار في النهاية.
DOI: https://doi.org/10.1136/bmjoq-2024-003031
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/41748263
Publication Date: 2026-01-01
Author(s): Heather Oneschuk et al.
Primary Topic: Psychiatric care and mental health services
Overview
The research paper outlines a quality improvement project conducted at an urban academic multisite facility in Southwestern Ontario, specifically within the General Adult Ambulatory Mental Health Service (GAAMHS). Faced with a backlog of 812 non-urgent psychiatric referrals and estimated wait times of 9 to 12 months due to limited physician resources exacerbated by the COVID-19 pandemic, the project aimed to resolve these issues. The core team implemented various strategies, including process mapping, the creation of an Ishikawa diagram to identify backlog factors, and the use of Plan-Do-Study-Act cycles to test interventions. Key changes involved reassessing patient needs, employing an electronic data capture tool, refining the referral triage process, and standardizing service delivery practices among psychiatrists.
The results demonstrated significant improvements, with the backlog resolved in a median of 5.3 months. The average number of new consultations and outpatient visits per full-time psychiatrist increased notably from 2020 to 2023, while wait times for new incoming referrals decreased, with median wait times recorded at 102 days by December 2023. This study is the first in Canada to successfully implement a team-based model of service delivery in a hospital-based outpatient program, highlighting the necessity for innovative and efficient healthcare systems to meet rising mental health demands. Future steps include ongoing evaluation of service effectiveness, enhancing patient-centered care, and fostering collaboration with primary care and community organizations to further improve mental health service delivery.
Introduction
The introduction of the research paper outlines the significant challenges faced by the General Adult Ambulatory Mental Health Service (GAAMHS) at the London Health Sciences Centre (LHSC) in Southwestern Ontario, Canada. Serving a population of over 455,000, GAAMHS provides both urgent and non-urgent outpatient psychiatric care for adults aged 18 to 64. As of March 2021, the service was grappling with a backlog of 812 non-urgent referrals, leading to estimated waiting times of 9 to 12 months for psychiatric consultations. This situation has been exacerbated by the COVID-19 pandemic, which has intensified mental health issues and increased demand for services, while simultaneously straining physician resources.
Despite Canada’s universal healthcare system, access to timely mental health care remains problematic, with nearly one in five Canadians requiring services yet facing wait times exceeding four months. The paper highlights several barriers to accessing mental health services, including a shortage of professionals, long wait times, and systemic inequities. It also notes the absence of universally accepted benchmarks for psychiatric referral wait times, although existing guidelines suggest that urgent cases should be seen within 1-2 weeks. The introduction discusses potential strategies to alleviate these issues, such as adopting multidisciplinary team-based care models and implementing telehealth services, which have shown promise in reducing wait times and improving service delivery.
Methods
In the Methods section, the project was spearheaded by the Mental Health (MH) Manager and Medical Director, supported by an administrative assistant and a decision support analyst, without additional project management resources. The team utilized fact-finding and process mapping of the outpatient (O-P) program to develop an Ishikawa diagram for root cause analysis, identifying factors contributing to referral backlogs and excessive wait times. Key measures were established: the primary outcome measure focused on wait times from referral receipt to the first treatment with a clinician or psychiatrist, while process measures included wait times across various stages of referral processing and metrics on new consults and total visits per month.
The analysis of wait times was segmented into three distinct phases: (1) the duration from referral receipt to patient registration in the hospital system, (2) the time from registration to scheduling in the virtual application tool (VAT), and (3) the interval from VAT registration to the first treatment session. Balancing measures were implemented to ensure ongoing staff engagement and feedback through weekly meetings involving MH leadership and clinicians. To ensure data integrity, regular audits were conducted to compare collected data against source documentation, addressing discrepancies through cross-validation. Evidence-based change ideas were generated and tested using Plan-Do-Study-Act (PDSA) cycles, following collaborative brainstorming sessions with various stakeholders within the organization.
Results
In the analysis of 812 backlogged referrals, the distribution of identified referral needs revealed that 40% (n=327) required assessment by a psychiatrist, while 27% (n=218) needed psychosocial assessments by allied mental health clinicians. Other needs included rapid phone consultations (9%, n=71) and e-consults (6%, n=51). Notably, 18% (n=145) of the referrals were closed prior to the reassessment letters being sent, primarily due to services being declined or no response from referring physicians. This highlighted a significant gap in awareness among primary care providers regarding the e-consult process, leading to a reassignment of many e-consult referrals to the psychiatrist assessment category.
The findings indicated that a substantial number of referrals (51%, n=410) were ultimately seen by psychiatrists first. Challenges in coordinating ‘doc to doc’ telephone consultations resulted in 32 referrals being redirected to psychiatrist assessments, prompting the conclusion that this method was impractical and thus excluded from the updated referral form. Additionally, while wait-time data were available for 513 patients (82% of those seen), tracking for e-consults and phone calls was compromised due to reassignment. These results underscore the necessity for enhanced education for primary care providers on the e-consult process and the need for streamlined referral mechanisms. A summary of the Plan-Do-Study-Act (PDSA) cycles related to these changes is provided in Table 1.
Discussion
The quality improvement project aimed to address a backlog of 812 non-urgent psychiatry referrals and reduce wait times from 9-12 months to under 6 months. Key strategies included the implementation of a ‘Referral Reassessment Letter’ to update patient needs, refining the referral triage process by temporarily increasing administrative support, and developing a team-based service delivery model. The project successfully eliminated the backlog by June 2022, achieving a median wait time of 5.3 months for referrals, which further decreased to approximately 3 months by December 2023. The introduction of an electronic data capture tool (VAT) facilitated the assessment of patient needs and tracking of referral metrics, contributing to improved operational efficiency.
The transition to a multidisciplinary team model enhanced patient-centered care and streamlined service delivery, allowing for better allocation of psychiatrist workloads and regular care plan reviews. Standardized service delivery practices were established, holding physicians accountable for their performance. The project demonstrated that innovative strategies, such as the revised triage process and clear identification of patient needs, can effectively reduce wait times in outpatient mental health care. Future steps include ongoing evaluation of service effectiveness, enhancing patient satisfaction, and strengthening collaborations with primary care and community organizations to further improve access to mental health services.
Limitations
The study presents several limitations that affect the interpretation of its findings. Firstly, the interventions were specifically tailored for an Outpatient Mental Health (O-P MH) care setting, which may limit the generalizability of the results to other contexts. Additionally, the concurrent implementation of multiple change ideas complicates the ability to isolate the effects of each individual intervention. A significant limitation arises from the lack of wait-time data for 115 out of 628 referrals (18%), particularly those initially categorized as e-consults and phone calls. This absence of data may lead to an inaccurate assessment of the efficiency gains or delays associated with these modalities, potentially skewing the overall analysis of wait-time improvements.
Moreover, the study lacks reliable historical data on wait times prior to the project’s initiation, due to the absence of a standardized data collection tool. While the implementation of a Value-Added Tool (VAT) has addressed this issue for future data collection, it remains challenging to evaluate the impact of the interventions on wait times for group therapies. The inability to extract accurate data and the influence of various other factors on group therapy wait periods further complicate this assessment. Nonetheless, improvements in team communication and the establishment of clear guidelines for therapy access are anticipated to enhance the internal screening process for group therapies, ultimately aiming to reduce wait times.