DOI: https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2024.105344
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/38310755
تاريخ النشر: 2024-02-01
المؤلف: Tom Ebbers وآخرون
الموضوع الرئيسي: أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية
نظرة عامة
تقييمت هذه الدراسة تأثير مسار الرعاية المدمج في السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) (المسار الإلكتروني) على عبء التوثيق الذي يواجه مقدمو الرعاية الصحية. تشير النتائج إلى أن تنفيذ التوثيق المنظم والمعياري يمكن أن يؤدي إلى تقليل كبير – حوالي 30% – في الوقت الإجمالي المستغرق في مهام السجلات الصحية الإلكترونية خلال استشارات المرضى. هذا التخفيض مهم لأنه يؤثر على قبول واستخدام أنظمة المعلومات الصحية بين المستخدمين النهائيين.
تشير النتائج إلى أنه من الممكن جمع البيانات بطريقة منظمة في نقطة الرعاية، مما يسهل إعادة استخدام المعلومات الصحية ويخفف أيضًا من عبء التوثيق على المهنيين الصحيين. لهذا التقدم آثار على تحسين كفاءة سير العمل وتعزيز الجودة العامة للرعاية المقدمة.
مقدمة
تسلط مقدمة هذه الورقة البحثية الضوء على التحديات التي تواجه قطاع الرعاية الصحية في الاستفادة من التكنولوجيا، وخاصة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR)، لتعزيز كفاءة الأطباء. على الرغم من الانتشار الواسع للسجلات الصحية الإلكترونية، يعاني الأطباء من أعباء إدارية كبيرة بسبب مشكلات مثل ضعف قابلية الاستخدام، وسير العمل غير الفعال، وعدم كفاية التوافق، مما يستلزم غالبًا إدخال بيانات مكررة. لم تؤتمت الانتقال من السجلات الورقية إلى السجلات الرقمية بالكامل، مما أدى إلى زيادة متوسطة بنسبة 12% في وقت التوثيق للأطباء. تعيق هيمنة التوثيق غير المنظم وغير المعياري إعادة استخدام البيانات، وهو أمر حاسم لقياس الجودة، والتعويض، والبحث، ودعم القرار.
لمعالجة هذه القضايا، تناقش الورقة تنفيذ مسارات الرعاية – التدخلات المعيارية المصممة لتبسيط سير العمل السريري وتحسين جودة الرعاية. يقترح المؤلفون دمج هذه المسارات في السجلات الصحية الإلكترونية، المشار إليها باسم المسارات الإلكترونية، مما يسهل التوثيق المنظم ويدعم الالتزام بسير العمل السريري. من خلال جمع البيانات ذات الصلة في نقطة الرعاية، تهدف المسارات الإلكترونية إلى تقليل عبء التوثيق على الأطباء وتعزيز جودة البيانات لإعادة الاستخدام في المستقبل. تبحث الدراسة بشكل خاص في تأثير تنفيذ مسار إلكتروني مع توثيق منظم على عبء التوثيق الذي يعاني منه الأطباء في رعاية سرطان الرأس والعنق الخارجية، مع التأكيد على أهمية قبول مقدمي الرعاية لتنفيذ التكنولوجيا بنجاح.
الطرق
يستعرض قسم “المواد والطرق” التصميم التجريبي والإجراءات المستخدمة في الدراسة. يوضح المواد المحددة المستخدمة، بما في ذلك أي مواد كيميائية، ومعدات، وعينات بيولوجية، مما يضمن إمكانية تكرار التجارب. يتم وصف المنهجية بطريقة منهجية، مع تسليط الضوء على التقنيات المستخدمة لجمع البيانات وتحليلها، مثل الأساليب الإحصائية أو النماذج الحسابية المطبقة لتفسير النتائج.
بالإضافة إلى ذلك، قد يتضمن القسم معلومات حول إعداد التجربة، والضوابط، وأي بروتوكولات ذات صلة تم اتباعها لضمان نزاهة وموثوقية النتائج. يسمح هذا النهج الشامل بفهم واضح لكيفية إجراء البحث ويدعم موثوقية الاستنتاجات المستخلصة من البيانات.
النتائج
سجلت الدراسة إجمالي 196 استشارة، تتكون من 97 استشارة خارجية متكاملة (IOC) و99 استشارة متابعة (FC)، مع مدة إجمالية تتجاوز 113 ساعة. بعد تنفيذ المسار الإلكتروني مع التوثيق المنظم، لوحظ انخفاض غير ذي دلالة قدره 3.4 دقيقة في وقت الاستشارة لـ IOC (من 33.7 دقيقة إلى 30.4 دقيقة، $p = 0.145$). في المقابل، أظهرت استشارات FC انخفاضًا كبيرًا قدره 2.4 دقيقة (من 13.52 دقيقة إلى 11.09 دقيقة، $p = 0.044$).
كشفت تحليل وقت السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) عن انخفاض كبير قدره 3.69 دقيقة (27%) لـ IOC بعد التنفيذ ($p = 0.003$)، بينما لم يتم ملاحظة أي تغيير كبير لـ FC، الذي أظهر فقط فرقًا قدره 0.53 دقيقة ($p = 0.219$). من الجدير بالذكر أن الوقت المستغرق في تقديم الطلبات انخفض من 59.79 ثانية إلى 37.89 ثانية (انخفاض بنسبة 36%، $p < 0.000$)، وزاد متوسط عدد الطلبات لكل استشارة من 6.94 إلى 10.08 ($p < 0.001$). أشارت مقاييس قابلية الاستخدام إلى انخفاض كبير في تمريرات الماوس لـ IOC (66%) وFC (85%)، بينما زادت الضغوطات الفعلية بنسبة 24% لـ IOC. بالإضافة إلى ذلك، زادت إدخالات الضغط التلقائي بمقدار 102.49 حرفًا لكل استشارة ($p = 0.013$) لـ IOC، مما يعكس تحسين الكفاءة في استخدام السجلات الصحية الإلكترونية.
المناقشة
قيمت الدراسة التي أجريت في مركز أونكولوجي تيرشاري في هولندا تأثير مسار الرعاية المدمج في السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) مع التوثيق المنظم على كفاءة الأطباء. بعد تنفيذ المسار الإلكتروني، لوحظ انخفاض كبير قدره 3.69 دقيقة (26.7%) في إجمالي وقت السجلات الصحية الإلكترونية لكل استشارة أونكولوجية أولية (IOC)، جنبًا إلى جنب مع تحسينات في سهولة الاستخدام المدركة وظروف التسهيل للتوثيق بين مقدمي الرعاية الصحية. من الجدير بالذكر أن الوقت المطلوب لتقديم الطلبات انخفض بنسبة 36.6%، مما يدل على تحسين الكفاءة والكمال في عملية الطلب. استخدمت الدراسة تصميمًا قبل وبعد، مع دمج منهجية الوقت والحركة ومقاييس قابلية الاستخدام لتقييم التغييرات في سير عمل الأطباء.
تشير النتائج إلى أن جمع البيانات المنظم لا يخفف فقط من العبء الإداري على الأطباء، بل يدعم أيضًا إعادة استخدام البيانات لقياس الجودة، مما يعزز جودة الرعاية العامة. تسلط الدراسة الضوء على أهمية توافق نظام التوثيق المنظم مع سير عمل الأطباء لضمان التنفيذ والقبول الناجح. علاوة على ذلك، تؤكد على الحاجة إلى البحث المستمر لتطوير طرق فعالة لقياس آثار التدخلات المماثلة عبر إعدادات الرعاية الصحية المختلفة، فضلاً عن التحديات المرتبطة باستخراج بيانات منظمة عالية الجودة من أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية.
القيود
تمثل هذه الدراسة جهدًا رائدًا لتقييم آثار مسار إلكتروني منظم على كفاءة الأطباء، خاصة في سياق ممارسات التوثيق. تشير النتائج إلى انخفاض كبير في وقت التوثيق، مدعومًا بتحسين التصورات حول نظام السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) بين مقدمي رعاية سرطان الرأس والعنق (HNC). ومع ذلك، يجب الاعتراف بعدة قيود. من الجدير بالذكر أن المنهجية المستخدمة لم تسمح بقياس المهام المتعلقة بالسجلات الصحية الإلكترونية التي تم تنفيذها خارج أوقات الاستشارة العادية، مما قد ي skew تقييم وقت السجلات الصحية الإلكترونية لكل استشارة. يُقترح أن التحسينات الملحوظة في تصورات الأطباء قد تشير إلى ميل لتقليل تأثير التدخل.
بالإضافة إلى ذلك، يحد التصميم غير العشوائي للدراسة، الذي فرضته القيود الفنية التي تمنع الاستخدام المتزامن لكل من النسخ القديمة والجديدة من السجلات الصحية الإلكترونية، من القدرة على إثبات السببية بشكل قاطع. على الرغم من ذلك، تم التحكم في التحليلات للمتغيرات المربكة، مما يمنح الثقة في التأكيد على أن التدخل كان مسؤولاً عن النتائج الملاحظة. أخيرًا، بينما تعتبر منهجية الوقت والحركة المفصلة المستخدمة حاليًا هي المعيار الذهبي لقياس مدة المهام، إلا أنها معترف بها على أنها تتطلب موارد كبيرة. قد تستفيد الأبحاث المستقبلية من استكشاف استخدام سجلات نظام السجلات الصحية الإلكترونية، على الرغم من أن الدراسات الحالية تسلط الضوء على التحديات في استخلاص استنتاجات صحيحة من هذه البيانات.
DOI: https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2024.105344
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/38310755
Publication Date: 2024-02-01
Author(s): Tom Ebbers et al.
Primary Topic: Electronic Health Records Systems
Overview
This study evaluated the impact of an embedded electronic health record (EHR) care pathway (e-pathway) on the documentation burden faced by healthcare providers. The findings indicate that implementing structured and standardized documentation can lead to a significant reduction—approximately 30%—in the total time spent on EHR tasks during patient consultations. This reduction is crucial as it influences the acceptance and usability of health information systems among end-users.
The results suggest that it is feasible to collect data in a structured manner at the point of care, which not only facilitates the reuse of healthcare information but also alleviates the documentation burden on healthcare professionals. This advancement has implications for improving workflow efficiency and enhancing the overall quality of care delivered.
Introduction
The introduction of this research paper highlights the challenges faced by the healthcare sector in leveraging technology, particularly electronic health records (EHRs), to enhance physician efficiency. Despite the widespread adoption of EHRs, physicians experience significant administrative burdens due to issues such as poor usability, inefficient workflows, and inadequate interoperability, which often necessitates redundant data entry. The transition from pen-and-paper to digital records has not fully automated data capture, resulting in an average 12% increase in documentation time for physicians. The predominance of unstructured and unstandardized documentation hinders data reuse, which is critical for quality measurement, reimbursement, research, and decision support.
To address these issues, the paper discusses the implementation of care pathways—standardized interventions designed to streamline clinical workflows and improve care quality. The authors propose embedding these care pathways into EHRs, referred to as e-pathways, which would facilitate structured documentation and support adherence to clinical workflows. By capturing relevant data at the point of care, e-pathways aim to reduce the documentation burden on physicians and enhance the quality of data for future reuse. The study specifically investigates the impact of implementing an e-pathway with structured documentation on the documentation burden experienced by physicians in outpatient Head and Neck Cancer care, emphasizing the importance of provider acceptance for successful technology implementation.
Methods
The “Materials and Methods” section outlines the experimental design and procedures employed in the study. It details the specific materials used, including any reagents, equipment, and biological samples, ensuring reproducibility of the experiments. The methodology is described in a systematic manner, highlighting the techniques for data collection and analysis, such as statistical methods or computational models applied to interpret the results.
Additionally, the section may include information on the experimental setup, controls, and any relevant protocols followed to ensure the integrity and validity of the findings. This comprehensive approach allows for a clear understanding of how the research was conducted and supports the reliability of the conclusions drawn from the data.
Results
The study recorded a total of 196 consultations, comprising 97 Integrated Outpatient Consultations (IOC) and 99 Follow-up Consultations (FC), with a cumulative duration exceeding 113 hours. Following the implementation of the e-pathway with structured documentation, a non-significant reduction of 3.4 minutes in consultation time was observed for IOC (from 33.7 minutes to 30.4 minutes, $p = 0.145$). In contrast, FC consultations showed a significant decrease of 2.4 minutes (from 13.52 minutes to 11.09 minutes, $p = 0.044$).
The analysis of Electronic Health Record (EHR) time revealed a significant reduction of 3.69 minutes (27%) for IOC after implementation ($p = 0.003$), while no significant change was noted for FC, which showed only a 0.53-minute difference ($p = 0.219$). Notably, the time spent placing orders decreased from 59.79 seconds to 37.89 seconds (36% reduction, $p < 0.000$), and the average number of orders per consultation increased from 6.94 to 10.08 ($p < 0.001$). Usability metrics indicated a significant reduction in mouse scrolls for IOC (66%) and FC (85%), while physical keystrokes increased by 24% for IOC. Additionally, automated keystroke entries increased by 102.49 characters per consultation ($p = 0.013$) for IOC, reflecting improved efficiency in EHR usage.
Discussion
The study conducted at a tertiary oncology center in the Netherlands evaluated the impact of an electronic health record (EHR) embedded care pathway (e-pathway) with structured documentation on physician efficiency. Following the implementation of the e-pathway, a significant reduction of 3.69 minutes (26.7%) in total EHR time per initial oncology consultation (IOC) was observed, alongside improvements in perceived ease of use and facilitating conditions for documentation among healthcare providers. Notably, the time required for placing orders decreased by 36.6%, indicating enhanced efficiency and completeness in the ordering process. The study utilized a before-and-after design, incorporating time-motion methodology and usability metrics to assess the changes in physician workflow.
The findings suggest that structured data capture not only alleviates the administrative burden on physicians but also supports the reuse of data for quality measurement, thereby enhancing overall care quality. The study highlights the importance of aligning the structured documentation system with physician workflows to ensure successful implementation and acceptance. Furthermore, it emphasizes the need for ongoing research to develop efficient methods for measuring the effects of similar interventions across different healthcare settings, as well as the challenges associated with extracting high-quality structured data from EHR systems.
Limitations
This study represents a pioneering effort to objectively assess the effects of a structured e-pathway on physician efficiency, particularly in the context of documentation practices. The findings indicate a significant reduction in documentation time, corroborated by improved perceptions of the electronic health record (EHR) system among head and neck cancer (HNC) care providers. However, several limitations must be acknowledged. Notably, the methodology employed did not allow for the measurement of EHR-related tasks performed outside of regular consultation times, potentially skewing the assessment of EHR time per consultation. It is suggested that the observed improvements in physician perceptions may indicate a tendency to underestimate the impact of the intervention.
Additionally, the study’s non-randomized design, necessitated by technical constraints preventing simultaneous use of both the old and new EHR versions, limits the ability to establish causality definitively. Despite this, the analysis controlled for confounding variables, lending confidence to the assertion that the intervention was responsible for the observed outcomes. Lastly, while the detailed time-motion methodology employed is currently the gold standard for measuring task duration, it is acknowledged as being resource-intensive. Future research may benefit from exploring the use of EHR system logs, although existing studies highlight the challenges in deriving valid conclusions from such data.