DOI: https://doi.org/10.1007/s11606-024-08930-4
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/38980460
تاريخ النشر: 2024-07-09
المؤلف: A Jay Holmgren وآخرون
الموضوع الرئيسي: أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية
مقدمة
تسلط مقدمة ورقة البحث الضوء على التأثير التحويلي للسجلات الصحية الإلكترونية (EHRs) على تقديم الرعاية السريرية، مشيرة إلى أن الانخراط الواسع للأطباء مع السجلات الصحية الإلكترونية مرتبط بزيادة الإرهاق. بينما استكشفت الدراسات السابقة استخدام السجلات الصحية الإلكترونية، غالبًا ما كانت تفتقر إلى القدرة على وضع سياق لوقت السجلات الصحية الإلكترونية بالنسبة إلى عبء العمل السريري أو التمييز بين أيام العمل المجدولة وغير المجدولة. ومن الجدير بالذكر أن بيانات مستوى المنظمة تشير إلى زيادة كبيرة في وقت السجلات الصحية الإلكترونية بعد جائحة COVID-19، ومع ذلك تظل الاختلافات عبر التخصصات الطبية غير واضحة.
يؤكد المؤلفون على أهمية إنشاء مقاييس استخدام السجلات الصحية الإلكترونية الأساسية بعد COVID لتسهيل التقييمات المستمرة للتغيرات وفعالية السياسات الهادفة إلى تخفيف الأعباء المتعلقة بالسجلات الصحية الإلكترونية. لتحقيق ذلك، تستخدم الدراسة بيانات السجلات الصحية الإلكترونية الوطنية لتحليل وقت السجلات الصحية الإلكترونية للأطباء حسب التخصص، وتوزيع هذا الوقت عبر وظائف السجلات الصحية الإلكترونية المختلفة، ومقارنة الوقت المستغرق في مهام السجلات الصحية الإلكترونية خلال ساعات العيادة وخارجها.
الطرق
في هذه الدراسة المقطعية، تم تحليل بيانات مجهولة الهوية من 200,081 طبيبًا في العيادات الخارجية عبر 396 منظمة في الولايات المتحدة باستخدام نظام السجلات الصحية الإلكترونية Epic من نوفمبر 2021 إلى أبريل 2022. ركزت الدراسة، التي حصلت على إعفاء من مجلس المراجعة المؤسسية في UCSF، على قياس الوقت النشط للأطباء في السجلات الصحية الإلكترونية، والذي يُعرف بأنه أي نشاط للماوس أو ضغطات على المفاتيح، مع مهلة عدم النشاط لمدة 5 ثوانٍ. تم تصنيف الوقت النشط إلى أربع وظائف رئيسية: التوثيق، مراجعة السجلات، الطلبات، وإدارة صندوق الوارد، مع تصنيف جميع الأنشطة الأخرى على أنها “أخرى”.
قسم التحليل أيضًا وقت السجلات الصحية الإلكترونية النشط إلى ثلاث فئات: خلال ساعات العيادة (المعرفة بأنها 30 دقيقة قبل الموعد الأول إلى 30 دقيقة بعد الموعد الأخير)، خارج الساعات المجدولة في أيام المواعيد، وفي الأيام غير المجدولة. تم تسمية الفئتين الأخيرتين بشكل جماعي “العمل خارج العمل”. لأخذ الاختلافات في الجهد السريري بين الأطباء في الاعتبار، تم تطبيع جميع قياسات الوقت النشط إلى ما يعادل 8 ساعات مجدولة لرعاية المرضى (PSH).
النتائج
في هذه الدراسة، قضى الأطباء في المتوسط 5.8 ساعات لكل 8 ساعات خدمة مرضى (PSH) في التفاعل النشط مع السجل الصحي الإلكتروني (EHR)، مع انحراف معياري قدره 3.7 ساعات. كانت الغالبية العظمى من هذا الوقت مخصصة للتوثيق (2.3 ساعات، انحراف معياري 1.8)، تليها مراجعة السجلات (1.1 ساعات، انحراف معياري 0.9)، وإدارة الطلبات (0.8 ساعات، انحراف معياري 0.7). ومن الجدير بالذكر أن أخصائيي الأمراض المعدية أبلغوا عن أعلى مستوى من التفاعل مع السجلات الصحية الإلكترونية بمعدل 8.4 ساعات لكل 8 PSH، بينما سجلت تخصصات التخدير والعظام أقل المعدلات بمعدل 2.5 و3.3 ساعات، على التوالي.
خلال ساعات العيادة، خصص الأطباء 3.4 ساعات (57.8% من إجمالي وقت السجلات الصحية الإلكترونية) لمهام السجلات الصحية الإلكترونية، مع قضاء وقت إضافي خارج ساعات العيادة بلغ 1.2 ساعات (20.7%) في أيام المواعيد المجدولة و1.3 ساعات (21.5%) في الأيام غير المجدولة. أظهر أطباء الأمراض المعدية أعلى نسبة من وقت السجلات الصحية الإلكترونية خارج ساعات العيادة في الأيام المجدولة (27.6%)، بينما كان تخصص التخدير لديه أكبر نسبة من التفاعل مع السجلات الصحية الإلكترونية في الأيام غير المجدولة (38.3%). تسلط هذه النتائج الضوء على الاختلافات الكبيرة في استخدام السجلات الصحية الإلكترونية عبر تخصصات وأطر زمنية مختلفة.
المناقشة
في هذه المناقشة، يبرز المؤلفون أن الأطباء في العيادات الخارجية يخصصون ما يقرب من 6 ساعات من رعاية المرضى المجدولة التي تستغرق 8 ساعات لاستخدام السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) بنشاط، مع جزء ملحوظ من هذا العمل يحدث خارج ساعات العيادة. يرتبط هذا الانخراط الواسع في السجلات الصحية الإلكترونية بانخفاض الرفاهية وزيادة الإرهاق، خاصة بين التخصصات غير الإجرائية مثل الرعاية الأولية، التي تبلغ عن قضاء 50% أكثر من الوقت في مهام السجلات الصحية الإلكترونية مقارنة بالمتوسط عبر التخصصات. يؤكد المؤلفون على ضرورة أن يعطي قادة النظام الصحي وصانعو السياسات وبائعو التكنولوجيا والأطباء الأولوية لتقليل عبء السجلات الصحية الإلكترونية.
تستفيد الدراسة من عينة وطنية كبيرة وبيانات مفصلة عن السجلات الصحية الإلكترونية، مما يسمح بفهم دقيق لاستخدام السجلات الصحية الإلكترونية “النشط” عبر تخصصات مختلفة. ومع ذلك، فهي محدودة بسبب اعتمادها على بيانات من بائع سجلات صحية إلكترونية واحد واحتمال وجود تناقضات بين تعريف البائع لساعات العيادة والممارسات الفعلية للتScheduling. يدعو المؤلفون إلى إجراء أبحاث مستقبلية لاستكشاف استراتيجيات لتخفيف أعباء السجلات الصحية الإلكترونية وتعزيز عمليات الرعاية في عصر ما بعد COVID.
DOI: https://doi.org/10.1007/s11606-024-08930-4
PMID: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/38980460
Publication Date: 2024-07-09
Author(s): A Jay Holmgren et al.
Primary Topic: Electronic Health Records Systems
Introduction
The introduction of the research paper highlights the transformative impact of electronic health records (EHRs) on clinical care delivery, noting that physicians’ extensive engagement with EHRs has been linked to increased burnout. While prior studies have explored EHR usage, they often lacked the ability to contextualize EHR time relative to clinical workload or to distinguish between scheduled and unscheduled workdays. Notably, organization-level data indicate a significant rise in EHR time following the COVID-19 pandemic, yet the variations across medical specialties remain unclear.
The authors emphasize the importance of establishing baseline EHR usage metrics post-COVID to facilitate ongoing assessments of changes and the effectiveness of policies aimed at alleviating EHR-related burdens. To achieve this, the study employs national EHR metadata to analyze physician EHR time by specialty, the allocation of this time across various EHR functions, and the comparison of time spent on EHR tasks during and outside of clinic hours.
Methods
In this cross-sectional study, de-identified data from 200,081 ambulatory physicians across 396 organizations in the USA were analyzed using Epic Systems EHR from November 2021 to April 2022. The study, which received an exemption from the UCSF Institutional Review Board, focused on measuring physician active time in the EHR, defined as any mouse activity or keystrokes, with a 5-second inactivity timeout. Active time was categorized into four primary functions: documentation, chart review, orders, and inbox management, with all other activities classified as “Other.”
The analysis further segmented active EHR time into three categories: during clinic hours (defined as 30 minutes before the first appointment to 30 minutes after the last), outside of scheduled hours on appointment days, and on unscheduled days. The latter two categories were collectively termed “work outside of work.” To account for variations in clinical effort among physicians, all active time measurements were normalized to an equivalent of 8 patient-care scheduled hours (PSH).
Results
In this study, physicians spent an average of 5.8 hours per 8 patient service hours (PSH) actively engaging with the electronic health record (EHR), with a standard deviation of 3.7 hours. The majority of this time was dedicated to documentation (2.3 hours, SD 1.8), followed by chart review (1.1 hours, SD 0.9), and order management (0.8 hours, SD 0.7). Notably, infectious disease specialists reported the highest EHR engagement at 8.4 hours per 8 PSH, while anesthesiology and orthopedics recorded the lowest at 2.5 and 3.3 hours, respectively.
During clinic hours, physicians allocated 3.4 hours (57.8% of total EHR time) to EHR tasks, with additional time spent outside clinic hours amounting to 1.2 hours (20.7%) on scheduled appointment days and 1.3 hours (21.5%) on unscheduled days. Infectious disease physicians exhibited the highest percentage of EHR time outside clinic hours on scheduled days (27.6%), while anesthesiology had the greatest proportion of EHR engagement on unscheduled days (38.3%). These findings highlight significant variations in EHR usage across different specialties and timeframes.
Discussion
In this discussion, the authors highlight that ambulatory physicians dedicate nearly 6 hours of their 8-hour scheduled patient care to actively using electronic health records (EHR), with a notable portion of this work occurring outside of clinic hours. This extensive EHR engagement is linked to decreased well-being and increased burnout, particularly among non-procedural specialties such as primary care, which report 50% more time spent on EHR tasks compared to the average across specialties. The authors emphasize the need for health system leaders, policymakers, technology vendors, and physicians to prioritize the reduction of EHR burden.
The study benefits from a large national sample and detailed EHR metadata, allowing for a nuanced understanding of “active” EHR use across various specialties. However, it is limited by its reliance on data from a single EHR vendor and potential discrepancies between the vendor’s definition of clinic hours and actual scheduling practices. The authors call for future research to explore strategies for alleviating EHR burdens and enhancing care processes in the post-COVID era.